Smart Working | Google Meet, Microsoft Teams, Zoom: quale usare?

Negli ultimi mesi, l’Italia intera si è vista travolta dall’onda epidemica di Coronavirus, che ha portato forti limitazioni ed una sostanziale riorganizzazione della vista di tutti i giorni, riorganizzazione che ha colpito soprattutto il mondo del lavoro e dell’istruzione. Infatti, l’emergenza ha cambiato radicalmente il modo di lavorare e di apprendere, dando un’accelerata a quel processo di smart working che ancora oggi risulta essere troppo poco diffuso in Italia (tra i fanalini di coda dei paesi più industrializzati del mondo!). In tal senso, l’uso delle videoconferenze e altri strumenti di collaborazione sul posto di lavoro hanno raggiunto livelli record. Tra le varie piattaforme disponibili, quelle più utilizzate in questo momento sono Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, che danno la possibilità di rimanere in contatto con i propri colleghi organizzando riunioni settimanali, con i docenti universitari per seguire le lezioni, ma anche con amici e familiari. Tuttavia, mentre tutti condividono la capacità comune di messaggistica e videochiamate, ognuna ha le proprie funzionalità che potrebbero essere una delle opzioni migliori per le tue esigenze specifiche rispetto alle altre. Vediamole insieme.

Smart Working con Zoom

Zoom è diventato rapidamente un punto di riferimento per molti utenti che cercano un modo semplice per mettersi in contatto con colleghi, per effettuare esami universitari ma anche per collegarsi con parenti e amici. Il servizio offre chiamate audio e video HD oltre alla funzionalità chat, a cui è possibile accedere da PC desktop, dispositivi Android e Apple ed è possibile integrarlo con Microsoft Office 365, Outlook, Gmail e iCal, semplificando la pianificazione e la partecipazione alle riunioni (accedendo attraverso un collegamento).

Sono disponibili tre versioni di Zoom:

• verione gratuita, che permette di organizzare call fino a 100 partecipanti e riunioni one-to-one illimitate, con videochiamate limitate a 40 minuti.
• versione Pro, al costo di $ 14,99 al mese, che offre tutte le funzionalità dell’app gratuita, includendo anche controlli amministrativi migliorati che consentono agli host di registrare e crittografare le riunioni (fino a 1 GB), personalizzare gli ID delle riunioni e utilizzare la pianificazione e l’analisi utensili. Inoltre, la versione Pro aumenta anche la durata massima della riunione a 24 ore! (ma qui si potrebbe tranquillamente parlare di “sequestro” e non più di “riunione”, ma sono dettagli!)ù
• versione Business, che offre supporto per un numero di partecipanti compreso tra 300 e 1.000, supporto telefonico dedicato, strumenti di accesso singolo, nonché una dashboard di amministrazione, e-mail personalizzate e persino URL vanity. Con questa versione, si può accedere a tutte le funzionalità Pro!

Per quel che riguarda la sicurezza, Zoom è stata molto criticata in passato, sia perchè le videochiamate non erano crittografate end-to-end (nonostante l’azienda affermasse il contrario!) sia perchè mostrava falle sulla privacy degli indirizzi e-mail di migliaia di persone che usufruivano del servizio. La società ha fatto di tutto per risolvere questi problemi introducendo riunioni completamente crittografate e strumenti migliori per controllare gli host che hanno o meno accesso alle varie riunioni.

Smart Working con Microfost Teams

Microsoft Teams ha un’impronta molto più aziendale rispetto a Zoom; non a caso offre una serie di funzionalità più robuste rivolte principalmente ai clienti aziendali che la rendono tra le più efficienti applicazioni in ambito smart working. Il punto di forza di Teams è la sua integrazione con Office 365 e la base di strumenti di produttività Microsoft come Word, Excel e PowerPoint. Oltre a poter chattare e videochiamare, gli utenti possono condividere e collaborare ai documenti di Office in tempo reale, con i file condivisi sincronizzati con OneDrive e SharePoint per conservare le copie in modo sicuro nel Cloud. Questi strumenti sono accessibili accanto alle funzionalità video e di chat principali di Teams, rendendolo una suite di collaborazione completa e all-in-one per i team di ufficio.

Microsoft Teams è disponibile in due versioni:

• in versione gratuita, che offre messaggi di chat e ricerca illimitati, chiamate video e audio, condivisione di file e schermate, oltre alla possibilità di collaborare ai documenti di Office. che a pagamento su dispositivi Android, iOS e Windows.
• in verisone Pro, per coloro che sono abbonati a Office 365, ha un costo di $ 8,00 al mese, e offre un ulteriore supporto per le videoconferenze con un massimo di 250 partecipanti ed eventi dal vivo con un massimo di 10.000 persone. Inoltre, si ha accesso a funzioni aggiuntive come la pianificazione delle riunioni e le funzionalità di report, nonché a funzionalità di sicurezza più robuste tra cui la Multi-Factor Authentication.

In risposta alla pandemia di COVID-19, Microsoft offre alle aziende una prova gratuita di sei mesi gratuita di Office 365 E1, che include l’accesso ai team. Mentre Zoom ha rivendicato una parte della sua potenziale base di utenti dall’inizio dell’epidemia, Microsoft ha fatto di tutto per presentarsi come un’offerta più sicura a quella dei suoi concorrenti.

Smart Working con Google Meet

Fino a poco tempo fa, Google Meet era disponibile solo per gli utenti aziendali della piattaforma G Suite di Google. Da questo mese, tuttavia, la disponibilità viene estesa a chiunque disponga di un account Google, che può accedere al servizio dal proprio browser Web utilizzando il proprio indirizzo Gmail. Inoltre, per non perdere terreno nei confronti dei competitor, la società ha recentemente reso disponibile gratuitamente la sua app di chat video.

Google Meet consente agli utenti di ospitare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti contemporaneamente, offrendo funzionalità di condivisione e registrazione dello schermo, programmazione e sottotitoli in tempo reale. Per gli utenti gratuiti, le riunioni video sono limitate a 60 minuti; tuttavia, gli utenti potranno godere di riunioni di durata illimitata fino al 30 settembre.

Google ha aggiunto una manciata di nuove funzionalità a Meet nelle ultime settimane per non perdere il passo rispetto a Zoom e Teams. Ciò include Zoom-esque che consente di visualizzare sullo schermo 16 persone contemporaneamente, nonché un filtro del rumore di fondo “intelligente” che mira a rimuovere eventuali rumori durante le chiamate.

Oltre ad essere accessibili via Web, le app sono disponibili anche per Google Meet su dispositivi Android e iOS; inoltre, Meet è integrato con G Suite, consentendo agli utenti di partecipare alle riunioni direttamente dall’app Calendar di Google o tramite e-mail di invito. Negli ultimi giorni, Google ha integrato Meet su Gmail ma, essendo ancora in rollout, la funzione non è ancora disponibile a tutti. L’edizione Enterprise di G Suite crea anche un numero di telefono per ogni riunione. Gli utenti con un’applicazione G Suite possono beneficiare dell’integrazione con app Google come Documenti, Drive, Fogli e Note.

Sul fronte della sicurezza, Google considera la sua offerta di chat video come sicura per impostazione predefinita; Meet dispone di funzioni che consentono agli utenti di ammettere i partecipanti, negare o disattivare l’audio, creare riunioni crittografate e riunioni “complesse” che sono resistenti ai tentativi più forti di hacking.

Conclusione

E’ chiaro che ci troviamo di fronte a tre app molto utili ma che, col passare del tempo, si ritroveranno ad tipologie di utenti differenti. Almeno per quanto riguarda Zoom che, se è vero che in questo momento ha dalla sua l’enorme ondata di adozione di nuovi utenti, lascia qualche dubbio sulla sua reale efficienza ed affidabilità in ambito smart working. Cosa diversa per quanto riguarda invece Microsoft Teams e Google Meet, che hanno un’impostazione molto più “aziendale” e servizi più efficienti anche in versione “free”, che ne permettono un utilizzo migliore utilizzo per le attività in smart working!

Questo, ovviamente, è solo il nostro punto di vista dopo l’utilizzo delle tre applicazioni, ma siamo curiosi di sapere cosa ne pensi tu in merito! Hai avuto modo di utilizzare una di queste app? Quale preferisci? Perchè? Scrivilo nei commenti e condividi con noi la tua esperienza!